EMPRESAS FAMILIARES: COMO REDUZIR DESPERDÍCIOS ADMINISTRATIVOS, COMERCIAIS E OPERACIONAIS?

João Mariano de Almeida

Desperdícios são os recursos gastos além do necessário, aumentando os custos normais dos produtos, serviços, comercialização, sem trazer benefícios e reduzindo seu lucro. Os exemplos e soluções sugeridas são ilustrativos,  mas baseadas na vivência do autor em mais de 100 projetos de melhorias de resultados, de T&D gerencial, de produtividade ou organizacionais, nos últimos 20 anos.


Onde Localizar Alguns Desperdícios ?

1.Ao Produzir Algum Produto

a) erros na especificação da matéria-prima

• especificação superior ao necessário gera investimentos adicionais inúteis. Ex: usar uma chapa mais grossa ou ferro com bitola maior que o necessário. Como exemplo de adequação, cito as cervejas em lata, que na época do lançamento, tinham espessura superior às atuais, hoje adequadas para congelamento, embora não resistam a quedas e choques porque não foram especificadas para isso.
• especificação inferior ao necessário, geram problemas na qualidade, com risco de perder os produtos ou exigir reparos. Exemplo : tinta de baixa qualidade, manchando os móveis pintados nas fábricas.
• Solução :  adequar especificações às necessidades reais de uso dos produtos. Exemplo : imprimir rascunho em papel couchê (muito mais caro que um papel de rascunho). É rascunho, use papel mais barato.

b) erros a maior ou menor na quantidade produzida, acarretando estoques excessivos ou insuficientes.

• Solução: adequar os estoques às vendas, planejando a produção aos volumes históricos e metas planejadas no período.

c) uso inadequado da mão-de-obra, porque a subutilização mostra capacidade ociosa e aumenta os custos, enquanto a superutilização poderá provocar stress e ocasionar erros que podem exigir reparos nos produtos ou perdas de matéria prima e tempos produtivos.  

Quanto à capacitação das pessoas, sua falta vai exigir treinamentos adicionais, risco de não cumprir metas produtivas e mais tempo gasto nos acompanhamentos das atividades.

• Solução: adequar o quadro funcional (quantidade de pessoas), ao balanceamento das linhas produtivas e gestão administrativa, deslocando ou não as pessoas, conforme necessidade.

O excesso de capacitação vai mostrar alocação inadequada da pessoa à função ou subaproveitamento de potencial, provocando reflexos motivacionais negativos.

• Solução : criar o mapa de flexibilidade funcional e capacitar as pessoas nas atividades não dominadas, formando “coringas”, com domínio global das atividades da função.

d)Alterar Inadequadamente Métodos e Processos Produtivos

A sofisticação excessiva poderá gerar maiores gastos na implantação, manutenção e treinamento operacional.

Métodos e processos simplificados demasiadamente, podem afetar a qualidade final dos produtos. Exemplo: juntar etapas eliminando inspeções e passar problemas de acabamento.  Por outro lado, o excesso de etapas também geram custos adicionais.  É preciso mapear os processos, eliminar fases inúteis e melhorar o que agrega valor aos produtos.

• Solução: adequar os processos ao ciclo dos produtos, treinando as pessoas em cada etapa, na produção e inspeção simultânea da qualidade.

e) Desperdícios com Máquinas e Equipamentos

A falta de manutenção preditiva e preventiva, ou fazer manutenção em ciclos inadequados,podem ocasionar paradas adicionais durante o processo produtivo, refletindo na quantidade produzida, tempos gastos, danificação de produtos e custos extras.

• Solução: criar processos de manutenção preditiva e preventiva, usando estudos sobre o tempo previsto para desgaste dos componentes, com objetivo de reduzir a corretiva e seus reflexos negativos.

A utilização imprecisa das máquinas e equipamentos podem gerar acidentes, aumentar o consumo de energia, danificar produtos.

• Solução: treinar e capacitar adequadamente os operadores, em programas formais, sem “QG” (quebra-galho).

A obsolescência ou sucateamento de máquinas e equipamentos, vai gerar perda de capacidade produtiva, paralisar a produção, afetando a própria competitividade do negócio.

• Solução: adequar depreciação contábil e gerencial para repor máquinas e equipamentos no tempo adequado.

A quantidade excessiva de equipamentos na linha produtiva, vai exigir mais espaços físicos, afetando o layout, refletindo nos fluxos de entrada e saída com perda de tempo, atrasos na produção, excesso de investimentos no imobilizado.

• Solução: equipamentos excessivos, evitando “guardar para um dia ser usado”..., reduzindo custos dos espaços físicos (m2 de layout), capital de giro parado em equipamentos inativos, máquinas com baixa utilização, espaços juntando lixo...

A falta de equipamentos vai sobrecarregar os disponíveis, acelerando seu sucateamento, ao gerar custos extras de manutenção, energia, horas extras.

• Solução: substituir os equipamentos faltantes, buscando recursos financeiros (BNDS, Bancos, Proger, outros), ou criando dispositivos  mais em conta para manter o ciclo produtivo.

2. Na Operação (Logística Externa, Transportes e Movimentação Interna, Quebras por Quedas ou Choques, Danificações, Tempos Excessivos, Excesso ou Falta de Mão-de-Obra).

a) embalagens inadequadas, dificultando a logística (Exemplo : móveis e sofás inteiros, aparelhos de ginástica não desmontáveis).

• Solução: adequar embalagens para reduzir ciclo até vendas. Exemplo: refrigerantes são paletizados já na expedição das fábricas e vão direto para áreas de vendas dos supermercados.  Quase todas as embalagens coletivas dos produtos são abertas diretamente nas gôndolas pelos repositores.  As embalagens são montadas em kits para varejo, com 3 ou 6 unidades cada, ou atacado, com 12 ou mais unidades, como ocorre com detergentes, papel higiênico e centenas de outros produtos.

b) quebras e danificação de produtos, através de choques com outros ou quedas, como amassar um eletrodoméstico, geladeira ou fogão, ou descascar laterais de móveis, danificar pequenas partes ao bater nas paredes.  

• Solução: treinamento de manuseio e responsabilizar as pessoas envolvidas.

c) tempos excessivos na retirada dos produtos dos depósitos e ao carregar e descarregar caminhões devido problemas com documentação ou mão-de-obra.

• Solução:automatizar processos de entradas/saídas/movimentações internas dos estoques, como já ocorre nos CD´s automatizados das grandes redes varejistas.

3.Na Comercialização dos Produtos e Serviços

a) erros na formação dos preços, gerando tabelas com falhas, devido apuração errada dos custos, fichas técnicas não atualizadas (faltando itens, quantidades erradas, preços não atualizados, cálculos mal feitos).

• Solução: rever os custos e preços e criar um ciclo de atualização, que poderá ser quinzenal, mensal ou período definido pela gestão do negócio.

b) não cumprir prazos de entregas prometidos aos clientes, perdendo credibilidade e clientes e falta de planejamento das visitas aos “prospects” ou clientes potenciais, perdendo tempo, combustíveis e vendas.

• Solução:criar o plano anual de marketing e vendas, clareando atividades, responsabilidades e autonomias nas funções.  Cobrar metas de cada pessoa, envolvida (ações tomadas, cumprimento de prazos, resultados obtidos).

4.Desperdícios na Administração

a) pagar juros adicionais nas duplicatas, porque alguém esqueceu a data de vencimento e não fez provisão de caixa, por falta de capital de giro, ao fazer compras sem planejar vencimentos. Exemplo: acumular vencimentos com fornecedores nas mesmas datas das folhas de pagamentos aos funcionários.

• Solução: planejar as compras e seus prazos de pagamentos, com os recursos financeiros  os compromissos de folhas de pagamentos aos funcionários.

b) receber com atrasos excessivos sem cobrar juros, onerando o custo do capital de giro, necessário para fazer o negócio deslanchar.

• Solução:manter os contatos formais  e no verso dos pedidos, a opção para cobrar legalmente os juros dos atrasos. Assinou, concordou.

c)excesso de reuniões, reduzindo o tempo dos gestores na atividade fim e o volume de ações em prol das metas e resultados planejados.

• Solução: realizar no máximo, uma reunião por dia, no início do expediente, para direcionar ações imediatas a serem tomadas, ou no final, para rever resultados e redirecionar o planejamento do dia e semana.

d) não compartilhar informações entre gestores,  ao criar feudos, sonegar dados, alegar não saber dos fatos. Ou imprimir relatórios em demasia, para gestores de outros setores, sem relação direta com as decisões

• Solução: cortar cópias adicionais dos relatórios, usando também a versão informatizada, “on line”,que poderá ser acessada para consultas através de senhas disponibilizadas entre gestores, mantendo também bancos de dados nos sistemas.

Autor: Prof.João Mariano de Almeida, pós em Rh, mestrando em Gestão de Negócios, atuando desde 1981 em PMR-Projetos de Melhorias de Resultados (Produtividade/Qualidade/Processos, RH/Avaliação Desempenho/Política Salarial/Plano de Carreira/PPR-Participação nos Resultados /  Reduzir Custos/Desperdícios, Marketing/Vendas/Gerar Novos Negócios, Formar e Reciclar Lideranças e Programas Motivacionais), em negócios familiares.